Las empresas de hoy en día se enfrentan a una gran cantidad de cambios y tendencias sin precedentes. Estos cambios incluyen la necesidad de ser globales, la necesidad de crecer sin usar más capital, la necesidad de responder a las amenazas y oportunidades de la economía, el envejecimiento de la fuerza laboral, la reducción de costos y mantener o incrementar la propia competitividad.

En realidad, el término se ha venido utilizando durante los últimos 30 años. A finales de los años 80, el término outsourcing se utilizaba para describir la subcontratación de cualquier trabajo que no fuera esencial para la actividad básica de una compañía.

Hay tres componentes clave: infraestructura técnica, personas y procesos comerciales. Estos tres elementos son la piedra angular de toda empresa. La medida en que puedan actuar juntos de forma armoniosa y eficiente será la indicación más clara del éxito.

La actividad de outsourcing puede categorizarse en cuatro niveles de cambio o estratos de servicios de valor añadido: mantenimiento y gestión, mejora y upgrading, re-ingeniería, y diseño y desarrollo. Los proveedores de outsourcing deben ser capaces de suministrar algunos de estos servicios y, naturalmente, los proveedores de servicios completos los ofrecen todos.

En este caso la empresa que requiere del servicio solicita a la compañía proveedora, el servicio de limpieza. Entonces es el suplidor quien determina cuándo y cómo debe realizar la limpieza, cuáles detergentes va a utilizar y cuántas personas se necesitan para ello.

Hasta hace un tiempo esta práctica era considerada como un medio para reducir los costos; sin embargo en los últimos años ha demostrado ser una herramienta útil para el crecimiento de las empresas por razones tales como:

1. • Es más económico. Reducción y/o control del gasto de operación.
   
   • Concentración de los negocios y disposición más apropiada de los fondos de capital debido a la reducción o no uso de los mismos en funciones no relacionadas con la razón de ser de la compañía.
   
   • Acceso al dinero efectivo. Se puede incluir la transferencia de los activos del cliente al proveedor.
   
   • Manejo más fácil de las funciones difíciles o que están fuera de control.
   
   • Disposición de personal altamente capacitado
   
   • Mayor eficiencia.

Todo esto permite a la empresa enfocarse ampliamente en asuntos empresariales, tener acceso a capacidades y materiales de clase mundial, acelerar los beneficios de la reingeniería, compartir riesgos y destinar recursos para otros propósitos.

La compañía contratante se beneficiará de una relación de outsourcing ya que logrará en términos generales, una "Funcionalidad mayor" a la que tenía internamente con "Costos Inferiores" en la mayoría de los casos, en virtud de la economía de escala que obtienen las compañías contratadas.

En estos casos la empresa se preocupa exclusivamente por definir la funcionalidad de las diferentes áreas de su organización, dejando que la empresa de outsourcing se ocupe de decisiones de tipo tecnológico, manejo de proyecto, Implementación, administración y operación de la infraestructura.

Se pueden mencionar los siguientes beneficios o ventajas del proceso de outsourcing:

1. • Los costos de manufactura declinan y la inversión en planta y equipo se reduce.
   
   • Permite a la empresa responder con rapidez a los cambios del entorno.
   
   • Incremento en los puntos fuertes de la empresa.
   
   • Construye una larga ventaja competitiva sostenida mediante un cambio de reglas y un mayor alcance de la organización.
   
   • Permite a la empresa poseer lo mejor de la tecnología sin la necesidad de entrenar personal de la organización para manejarla.
   
   • Permite disponer de servicios de información en forma rápida considerando las presiones competitivas.
   
   • Aplicación de talento y los recursos de la organización a las áreas claves.
   
   • Aumento de la flexibilidad de la organización y disminución de sus costos fijos.
   
   

Todo esto permite a la empresa enfocarse ampliamente en asuntos empresariales, tener acceso a capacidades y materiales de clase mundial, acelerar los beneficios de la reingeniería, compartir riesgos y destinar recursos para otros propósitos.